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【覚書】リスト入力決定版!!

by 就労移行支援 あるてぃー

本日のExcelで紹介した「リスト入力決定版」の訓練生用覚書です。そのため、説明が足りないところもあるかもしれませんが、そんな時はあるてぃーへ見学体験お待ちしています。実際の訓練では、もっと詳しく説明しています。

リスト入力には欠点が…

今回は、リスト入力の決定版です。Excelの機能に入力規則を使ったリスト入力があります。仕事でもよく使われる機能なんですが、実は欠点が…。

今回のリスト入力はラク

リストが追加や削除が必要になった時、また入力規則の設定する必要があります。リストが追加、削除しても毎回の設定が省けたらラクですね!

というわけで、今回はどんなにリストが追加、削除になっても自動的に更新されるリスト入力です。

今回の手順

  1. リストを作成
  2. テーブルに設定
  3. 見出しを含まず「名前定義」する
  4. 入力規則のリストから設定

①リスト作成

データ入力する別のワークシート(例:Sheet2)に入力します。その時、見出しをつけてリストを作るといいですよ。

②テーブル設定

作ったリストをテーブルにします。テーブルはデータ入力に時に必要な機能です。その際に「先頭行に〜」にチェックを入れることを忘れないようにしましょう。

③見出しを含まず「名前をつける」

セル範囲に名前をつけることができます。リスト内の項目を追加削除した時に自動的に項目が更新されるのでとても便利です。むしろこれをやりたいと思う実務担当者も多いのではないでしょうか。

④入力規則でリスト設定

リストからデータ入力したいセルをアクティブにして入力規則からリストを選択してちょっとした数式を入力します。

=”先ほどつけた名前”

先ほどの名前を半角のイコールの後ろにつけるだけです。

まとめ

たったこれだけの手順でどんなにリストが追加、削除になっても自動的に更新されます!これで、データ入力のスピードが上がりますね。特に入力が面倒な商品番号や担当者の名前などをリスト入力ににておくと、打ち間違いも防ぐことができます。ぜひ、お試しを。


就労移行支援 あるてぃー
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